• Search

Document Management Assistant

Bij de CBCS is er een vacature ontstaan voor de functie van:

Document Management Assistant
Standplaats Curaçao

De Corporate Services Division is verantwoordelijk voor het beheer van gebouwen, terreinen, installaties, kantoorinventaris, wagenpark, de operationele & technische beveiliging en veiligheid van de medewerkers en bezoekers. Daarnaast draagt de division zorg voor het inkoopproces, het monitoren van de leverancierperformances, de bezorging van de interne en externe post, de registratie en opslag van inkomende en uitgaande documenten, het digitale archief en receptiewerkzaamheden.

Document Management is een onderdeel van de Corporate Services Division. De dagelijkse dienstverlening bestaat met name uit het registreren en opslaan van de inkomende en uitgaande documenten, en het bijwerken en onderhouden van het fysieke en digitale archief met inachtneming van de wettelijke bewaartermijnen.

Werkzaamheden

In deze functie ben je medeverantwoordelijk voor

  • Het registreren van inkomende documenten, dossiers, post, boeken en overig informatiemateriaal in het informatiesysteem die volgens de interne criteria geregistreerd moeten worden;
  • Het verzorgen van de uitleenadministratie, bewaken de uitleentermijnen, rappelleren bij overschrijdingen en het terugplaatsen van geretourneerde documenten en dossiers;
  • Het samenstellen van het archief van de organisatie, beheren en completeren van deze en het aanleggen van dossiers;
  • Het bewerken van documenten tot (digitale) dossiers en het toepassen hierbij van de geldende regels omtrent autorisatie, duurzaamheid en beveiliging van deze documenten;
  • Het toepassen van bewaar- en vernietigingstermijnen volgens de daarvoor geldende regels;
  • Het draagzorgen voor het opstellen van de vernietigingslijsten en het uitvoeren van de vernietiging van documenten bij het passeren van de vernietigingstermijnen;
  • Het fungeren als  eerste aanspreekpunt voor vragen die betrekking hebben op de beschikbaarheid en vindplaats van informatie in de vorm van documenten, dossiers, boeken en overig informatiemateriaal.

Functie-eisen

  • Een afgeronde MBO-4 opleiding Administratieve richting;
  • SOD-I of gelijkwaardig;
  • Minimaal 2-3 jaar relevante werkervaring;
  • Kennis en ervaring met het vormen en onderhouden van een (digitaal) archief;
  • Kennis en ervaring met een documentmanagementsysteem;
  • Kennis en ervaring op het gebied van Microsoft applicaties;
  • Mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in de Nederlandse en Engelse taal.

Arbeidsvoorwaarden

  • Een marktconform salaris afhankelijk van opleiding en werkervaring;
  • Secundaire arbeidsvoorwaarden zijn conform het Handboek Personeel CBCS.

Informatie

Voor meer informatie over deze vacature kun je contact opnemen met Jeanine Tong, Manager Corporate Services, op telefoonnummer (599-9) 434-5556 of per e-mail: [email protected] ter attentie van mevrouw Tong.

Sollicitatie

Indien de functie van Document Management Assistant je aanspreekt en je voldoet aan de bovengenoemde functie-eisen, nodigen wij je graag uit om te solliciteren per e-mail [email protected] onder vermelding van vacature Document Management Assistant.

Een medische keuring en een antecedentenonderzoek maken onderdeel uit van de sollicitatieprocedure. Een assessment kan onderdeel vormen van de sollicitatieprocedure.

Last updated: 11.08.2022 17:08